Darksab - Formations IA
Raison d'être du poste
MISSION
Assurer la prédictibilité financière de la société, la discipline d'exécution (process & qualité) et la scalabilité (automatisation, industrialisation des offres) pour permettre au fondateur de se concentrer sur la stratégie et les grands comptes. Périmètre & responsabilités clés 1. Pilotage business & finance opérationnelle * Tenir à jour et diffuser chaque semaine le Dashboard d'indicateurs financiers * Mettre en place le contrôle budgétaire par mission * Suivre DSO / encaissements et fiabiliser le cash-in (avec l'assistante admin pour factures/relances). 1. Process & PMO * Cartographier * simplifier * faire respecter tous les processus critiques (de la prise de brief à la rétro finale), traçabilité dans ClickUp. * Standardiser les propositions / devis / SOW avec grilles de prix et checklists qualité. * Mettre en place la revue hebdo d'avancement et la gouvernance cadence (hebdo ops, mensuel P&L). 1. Pilotage opérationnel des formations et projets * Planifier et suivre l'ensemble des sessions de formation : coordination formateurs, suivi logistique, validation livrables pédagogiques, collecte et analyse des évaluations à chaud/froid. * Piloter l'exécution des missions conseil/intégration : suivi planning, points d'avancement avec le client, gestion des ajustements de périmètre, anticipation des risques et blocages. * Garantir le respect des délais, budgets et standards qualité pour chaque projet. * Mettre en place un reporting projet clair et unifié (clients, formateurs, partenaires) intégrant indicateurs de satisfaction, marge, charge, et livrables. 1. Freelances & capacité de production * Recruter/qualifier le bench (compétences, TJM, disponibilité), affecter, contractualiser, suivre la charge et les NDF (process simple, délais maîtrisés). * Instaurer un NPS freelance et un NPS client par mission. 1. Documentation & capitalisation * Organiser la base de connaissances (Google Workspace) : templates pédagogiques, propositions gagnantes, checklists, retours d'expérience. * Versionner et sécuriser les documents sensibles. 1. Automatisation & IA appliquée * Automatiser les tâches répétitives (Make/Zapier + GPT) : créations de dossiers, docs standard, rappels, reporting. * Mettre en place un pipeline de données minimal (ClickUp * CRM/Sheets) pour un forecast fiable sans double saisie. 1. Qualité & conformité * Définir la charte qualité livraison (formation, conseil, intégration), avec critères de sortie et RCAs systématiques. * Coordonner avec partenaires sans internaliser ce qui n'est pas cœur. Livrables prioritaires (0-90 jours) J+30 * v1 du Dashboard 4 indicateurs (actuel + 12 semaines). * Cartographie des processus + top 5 des goulots d'étranglement avec plan d'action. * Cadence mise en place : revue hebdo ops, fichier de suivi actions. J+60 * Forecast CA relié au pipeline (ClickUp/Sheets) avec précision 25 % (première itération). * Kit offres & devis standard (gabarits + grille marge). * Portail freelances (affectation, time reporting, NDF). J+90 * Précision forecast 15 %, écart charge planifiée vs réelle 10 %. * 90 % des processus critiques documentés et suivis. * Automatisations clés en production ( 5 workflows actifs, p. ex. brief * projet * dossier * devis * bons d'intervention * facture brouillon). KPI de poste (a revalider ensemble) * Date/qualité du dashboard hebdo (zéro semaine manquée, données sourcées). * Précision CA prévisionnel (écart réel 15 % à 90 jours). * Écart charge planifiée vs réelle 10 %. * % processus critiques documentés & conformes 90 %. * DSO et taux d'encaissement à 30 jours. * NPS client 60 / NPS freelance 40.
PROFIL RECHERCHÉ
* 5-8+ ans en ops de cabinet/ESN/formation/agency ou scale-up services, avec pilotage P&L opérationnel. * Maîtrise ClickUp (ou Asana/Jira) + Google Workspace + automatisation no-code (Make/Zapier) + LLM (prompting, QA de workflows). * Expérience avérée en coordination de formations et pilotage de projets clients avec suivi qualité et rentabilité. * Leadership d'exécution : fixe des règles simples, tranche, tient les délais, communique factuellement. * Courage opérationnel : sait affronter incertitude & charge, demander/tenir des arbitrages impopulaires si rationnels. Valeurs & posture (non négociables) * Rigueur et efficacité * Satisfait par le fait de mettre au service de l'équipe un outil qui permet de performer. * Courage (pas absence de peur : capacité à l'affronter, s'adapter, décider). * Exigence calme : « cuir épais », sans agressivité. * Esprit critique et humilité (admet les faits, change vite d'avis si les données l'imposent). * Orientation résultat : parle chiffres, montre preuves. Cadre & moyens * Reporting à : Fondateur. * Management fonctionnel : assistante admin + pool freelances.
Darksab - Formations IA
Direction des Secteurs Privé et Publique
Lyon
Plein temps (> 32 heures)
Non renseigné
20/08/2025
Freelance