Assurer la prédictibilité financière de la société, la discipline d'exécution (process & qualité) et la scalabilité (automatisation, industrialisation des offres) pour permettre au fondateur de se concentrer sur la stratégie et les grands comptes.
Périmètre & responsabilités clés
1. Pilotage business & finance opérationnelle
* Tenir à jour et diffuser chaque semaine le Dashboard d'indicateurs financiers
* Mettre en place le contrôle budgétaire par mission
* Suivre DSO / encaissements et fiabiliser le cash-in (avec l'assistante admin pour factures/relances).
1. Process & PMO
* Cartographier * simplifier * faire respecter tous les processus critiques (de la prise de brief à la rétro finale), traçabilité dans ClickUp.
* Standardiser les propositions / devis / SOW avec grilles de prix et checklists qualité.
* Mettre en place la revue hebdo d'avancement et la gouvernance cadence (hebdo ops, mensuel P&L).
1. Pilotage opérationnel des formations et projets
* Planifier et suivre l'ensemble des sessions de formation :
coordination formateurs, suivi logistique, validation livrables pédagogiques, collecte et analyse des évaluations à chaud/froid.
* Piloter l'exécution des missions conseil/intégration :
suivi planning, points d'avancement avec le client, gestion des ajustements de périmètre, anticipation des risques et blocages.
* Garantir le respect des délais, budgets et standards qualité pour chaque projet.
* Mettre en place un reporting projet clair et unifié (clients, formateurs, partenaires) intégrant indicateurs de satisfaction, marge, charge, et livrables.
1. Freelances & capacité de production
* Recruter/qualifier le bench (compétences, TJM, disponibilité), affecter, contractualiser, suivre la charge et les NDF (process simple, délais maîtrisés).
* Instaurer un NPS freelance et un NPS client par mission.
1. Documentation & capitalisation
* Organiser la base de connaissances (Google Workspace) :
templates pédagogiques, propositions gagnantes, checklists, retours d'expérience.
* Versionner et sécuriser les documents sensibles.
1. Automatisation & IA appliquée
* Automatiser les tâches répétitives (Make/Zapier + GPT) :
créations de dossiers, docs standard, rappels, reporting.
* Mettre en place un pipeline de données minimal (ClickUp * CRM/Sheets) pour un forecast fiable sans double saisie.
1. Qualité & conformité
* Définir la charte qualité livraison (formation, conseil, intégration), avec critères de sortie et RCAs systématiques.
* Coordonner avec partenaires sans internaliser ce qui n'est pas cœur.
Livrables prioritaires (0-90 jours)
J+30
* v1 du Dashboard 4 indicateurs (actuel + 12 semaines).
* Cartographie des processus + top 5 des goulots d'étranglement avec plan d'action.
* Cadence mise en place :
revue hebdo ops, fichier de suivi actions.
J+60
* Forecast CA relié au pipeline (ClickUp/Sheets) avec précision 25 % (première itération).
* Kit offres & devis standard (gabarits + grille marge).
* Portail freelances (affectation, time reporting, NDF).
J+90
* Précision forecast 15 %, écart charge planifiée vs réelle 10 %.
* 90 % des processus critiques documentés et suivis.
* Automatisations clés en production ( 5 workflows actifs, p.
ex.
brief * projet * dossier * devis * bons d'intervention * facture brouillon).
KPI de poste (a revalider ensemble)
* Date/qualité du dashboard hebdo (zéro semaine manquée, données sourcées).
* Précision CA prévisionnel (écart réel 15 % à 90 jours).
* Écart charge planifiée vs réelle 10 %.
* % processus critiques documentés & conformes 90 %.
* DSO et taux d'encaissement à 30 jours.
* NPS client 60 / NPS freelance 40.
Direction des Secteurs Privé et Publique