Chargé.E De Site De Réception Événementiel
Le/la chargé.e de site aura en charge la gestion opérationnelle quotidienne du Palais des Régates, ainsi que l'entretien de l'ensemble des installations. Il/Elle veillera à la bonne organisation des événements, au bon fonctionnement des prestations, et surtout au maintien de la propreté et de la sécurité du site., Vous êtes un bricoleur / bricoleuse averti.e et vous aimez la propreté et le rangement ? ce poste est fait pour vous !
GESTION DE SITE ET ENTRETIEN DU PALAIS
* Contrôle quotidien des installations : Faire de manière quotidienne, le tour complet du site pour réaliser un état des lieux des réparations, entretiens ou améliorations nécessaires à réaliser par vos soins. Par exemple : tonte de la pelouse, gestion des poubelles, nettoyage d'un espace, accueil d'un prestataire.
* Gestion des prestataires : Organiser, planifier et suivre les interventions des prestataires extérieurs qui viennent en complément de vos missions (ménage, réparation, entretien)
* Réassort et gestion des consommables : Gestion des produits d'entretien, petits outillages et autres consommables nécessaires au bon fonctionnement du site.
* Gestion des déchets : Vous êtes garant.e de la bonne gestion des poubelles sur le site (ramassage en temps et en heure, respect du tri, déchèterie, vides à réaliser par vos soins, nettoyage des bacs, etc). Réaliser le suivi avec les prestataires de collecte.
* Entretien du bâtiment et du matériel dans sa globalité :
* Nettoyage des marches et contremarches afin que celles-ci soient toujours propres.
* Propreté générale du bâtiment (entrée du Palais, murs, sols, vitrerie, office traiteur, toilettes, bureaux) : faire par soi-même lorsque cela est nécessaire pour un fini toujours propre.
* Extérieurs (pelouses, haies, talus, entrée du Palais) entretenus de manière régulière par vos soins. Vous devez être à l'initiative d'anticiper le planning d'entretien pour que l'extérieur soit toujours impeccable. Celui-ci est la vitrine du lieu.
* Entretien des plantes intérieures et extérieures (arrosage, taille) à réaliser par vos soins
* Avoir le matériel d'entretien adéquat à demeure (matériel en bon état et propre, les bons produits pour nettoyer, outils de jardinage entretenus)
* Maintenir le mobilier en bon état, changer, réparer ou nettoyer si cela est nécessaire.
* Maintenir le matériel et les équipements (électroménager etc) en bon état, changer, réparer ou nettoyer si cela est nécessaire.
=> Vous êtes garant.e du bon entretien et du bon fonctionnement du site de réception. Votre temps de travail se passera majoritairement sur le terrain entre entretien, nettoyage, manutention et bricolage.
GESTION OPÉRATIONNELLE DES ÉVÉNEMENTS
* Mise en place opérationnelle des événements : Assurer la mise en configuration des événements par vos soins : montage de scène, mise en place de chaises en format théâtre ou conférence, réflexion sur le dimensionnement de l'équipe opérationnelle si nécessaire de compléter ponctuellement etc…
* Gestion des prestataires : Organiser, planifier et suivre les interventions des prestataires (ménage, réparation, entretien), ainsi que des équipes internes.
* Réalisation des états des lieux : avec les clients ou prestataires, réaliser les états des lieux du site à l'aide de la trame fournie.
* Accueil des clients : proposer un café au client dès son arrivée et refaire un point de déroulé et présenter les prestataires au client si cela est nécessaire.
* Suivi des événements : Superviser l'exploitation des événements, faire des points réguliers avec le client, et assurer la propreté des espaces tout au long de la journée.
* Planification : Mettre en place de manière hebdomadaire la réunion de préparation et de réalisation des manifestations avec le responsable commercial et la Directrice :
* Gestion du planning hebdo / mensuel
* Mise en place opérationnelle des événements et gestion des prestataires
* Planning des astreintes
* Commande, planification et gestion des extras / stagiaires si nécessaire
* Suivi de la réglementation : S'assurer du respect des réglementations par les prestataires, les intervenants et les clients.
ENTRETIEN DE LA BISE ET DU SMACK (Restaurant et Snack du site)
La Bise et le Smack appartiennent au site du Palais des Régates.
* Entretien du matériel : Faire de manière hebdomadaire, le tour complet du restaurant pour réaliser un état des lieux des réparations, entretiens ou améliorations à faire.
* Gestion des prestataires : Planifier et suivre les interventions des prestataires dans le restaurant, comme pour le Palais.
* Gestion technique du restaurant : Assurer la gestion des aspects techniques (EDF, internet, informatique, etc.).
En tant que garant.e du bon fonctionnement opérationnel du site, cette liste est non-exhaustive. Il est demandé de la pro-activité et de la prise d'initiative.
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