Depuis plus de 140 ans, les collaborateurs d'HEC Paris partagent un esprit d'excellence, de curiosité, et d'audace, qui nous permet d'être leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management. Convaincus que la diversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaque expérience individuelle et favorisons l'expression de tous les talents au sein de notre Ecole. Nous attachons une importance particulière à l'épanouissement et au développement professionnels des collaborateurs. C'est pourquoi, dès l'arrivée, nous proposons un accompagnement personnalisé, facilitant l'intégration et l'immersion dans notre environnement multiculturel.
Vous souhaitez participer activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement ? Partagez-nous votre parcours en postulant ! Le/la Program Officer garantit la fiabilité des opérations administratives, contractuelles et logistiques du Pôle Accélération. Il/elle sécurise les circuits administratifs, financiers et contractuels liés aux dispositifs d'accompagnement, coordonne les prestataires et contribue à la qualité d'exécution des temps forts des programmes sur l'ensemble des territoires. Le poste intervient en support transverse des équipes opérationnelles (builders, leads, direction pédagogique et direction du pôle) afin de fluidifier les opérations et de garantir la bonne circulation des informations et des documents nécessaires au fonctionnement des dispositifs. Missions principales 1. Gestion administrative et contractualisation Préparer, suivre et archiver les conventions, contrats et documents administratifs nécessaires au fonctionnement des dispositifs (partenaires, prestataires, intervenants, mentors, structures accompagnées). Assurer le suivi des circuits de signature et la conformité des dossiers administratifs (pièces, validations, archivage, versionning) en lien avec les fonctions support HEC (juridique, achats, finance). Produire et envoyer les documents contractuels nécessaires au fonctionnement des programmes : conventions, lettres de mission, confirmations d'intervention, contrats participants, etc. Mettre à disposition de l'équipe les documents de référence et contribuer à la bonne circulation des informations et à la structuration des espaces documentaires (Teams / OneDrive / Notion). 2. Achats, commandes et facturation Gérer les demandes d'achat et le suivi des commandes (devis, bons de commande, réception) selon les procédures HEC. Assurer le suivi de bout en bout des sujets administratifs et financiers liés aux prestataires et intervenants : collecte des pièces, création fournisseurs, suivi des commandes, contrôle des factures, transmission aux services concernés et suivi des paiements. Contribuer au suivi budgétaire administratif des programmes via des tableaux de suivi et outils de pilotage (Airtable / Excel / outils internes), avec remontée des alertes et points bloquants aux équipes concernées. 3. Support logistique et opérationnel des programmes Préparer et coordonner les éléments logistiques nécessaires aux temps forts des programmes : séminaires, formations, jurys, événements, visites apprenantes, soirées de lancement ou de clôture. Assurer la coordination logistique avec les prestataires, lieux d'accueil, intervenants et équipes internes : réservations, restauration, matériel, déplacements, feuilles de présence, supports, badges, trombinoscopes, etc. Préparer et mettre à disposition les packs opérationnels nécessaires aux sessions et événements dans les délais attendus. 4. Support transverse et amélioration continue Répondre aux besoins administratifs récurrents des dispositifs (attestations, listes, documents, circuits de validation). Assurer une communication fluide et fiable avec les équipes opérationnelles et les fonctions support afin de faciliter l'avancement des sujets et la résolution des blocages administratifs. Identifier les irritants administratifs/logistiques et proposer des améliorations (process, templates, automatisations) en lien avec les leads. Contribuer à la structuration et à l'amélioration continue des outils, process et modes de fonctionnement du Pôle Accélération. Participer à l'onboarding des nouveaux membres de l'équipe sur les procédures et outils administratifs et logistiques., Gestion administrative et suivi contractuel Suivi des commandes et de la facturation Coordination logistique et organisation événementielle Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs Suivi et structuration de tableaux de pilotage Capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément * Capacité à suivre et sécuriser des process multi-acteurs et multi-territoires * Bonne capacité de synthèse et de communication écrite * Rigueur dans la gestion documentaire et la traçabilité
Organisation et rigueur Sens du service Réactivité Fiabilité Esprit d'équipe * Capacité de priorisation dans un environnement exigeant et en évolution rapide * Posture orientée solution et facilitation * Capacité à garder son calme et à gérer les imprévus dans des périodes de forte activité * Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (équipes internes, intervenants, partenaires, dirigeants, mentors)
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