Assistant Direction - Sérignan-du-Comtat - Plein temps (> 32 heures)

Vous travaillez en lien direct avec le Responsable Commercial de zones ainsi qu'avec la Direction Production, et interagissez avec nos gestionnaires de copropriété clients ainsi que les prestataires de services. Des déplacements en journée, quelques jours par mois, chez les syndics clients sont à prévoir. Vos principales missions seront : - Collecter les documents chez le syndic client - Saisir les données des contrats dans la plateforme d'appel d'offres - Lancer les appels d'offres - Assurer le suivi des résultats reçus Client visible par les membres Premium.

* Gestion et traitement des factures fournisseurs * S'assurer de la bonne gestion des opérations d'un point de vue financier de manière globale * Coordination de la gestion logistique des opérations avec l'équipe contrôle de gestion * Mise à jour et contrôle de tableaux de bord et du tableau de trésorerie

Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous serez un élément clé dans le bon fonctionnement de notre bureau, en apportant un soutien administratif essentiel à la direction. Ce poste requiert une personne organisée, proactive et capable de gérer plusieurs tâches simultanément. Responsabilités * Assurer le secrétariat et la gestion des documents administratifs * Aider au montage des dossiers de réponses aux appels d'offre * Organiser et coordonner les projets en collaboration avec les différents prestataires * Gérer la saisie de données et le suivi des informations importantes * Fournir un service client de qualité en répondant aux demandes internes et externes * Gerer et mettre en place la base de données clients * Utiliser Microsoft Office pour la création de documents, présentations et tableaux

1. Gestion administrative & organisationnelle * Suivi et gestion de l'agenda (rendez-vous, déplacements, rappels)* Rédaction, tri et envoi d'e-mails* Préparation de documents : devis, factures, contrats, prévisionnels* Réservations de voyages, hébergements, transports* Suivi des dossiers internes (documents comptables, RH, formations)2. Suivi administratif de BOOK UP * Facturation mensuelle des abonnements pros* Suivi des paiements, avoirs, relances* Assistance aux utilisateurs de la plateforme* Suivi des réclamations simples (réservations, visibilités)* Coordination des équipes (commerciales, freelances)* Mise à jour de tableaux de bord3. Gestion des formations SUN7 BLVD * Préparation des sessions de formation (documents, convocations, inscriptions)* Suivi des paiements stagiaires* Coordination logistique (kits, salles, repas…)* Suivi administratif des sessions en France et en DOM-TOM4. Gestion des stocks & commandes * Suivi des stocks (kits, produits, matériel)* Commandes fournisseurs (France / international)* Préparation et suivi des envois* Inventaire régulier . Appui RH * Suivi des plannings (congés, absences)* Transmission des éléments de paie* Coordination avec les prestataires ou freelances