Assistant·E Administratif·Ve Et Financier·Ère

Mission and challenges Au sein du pôle Admin de l'équipe People, sous la responsabilité de l'Administrative Manager, ta principale mission est d'assister l'Administrative Manager, la Workplace Specialist et l'Admin & Office Apprentice dans leurs missions quotidiennes. Concrètement, au quotidien, tu es responsable de : People Admin - Participer à la gestion des tâches administratives du quotidien (contrats de travail, avenants, arrêts maladie, mutuelle, visites médicales, attestations courantes, assurances, locaux et véhicules, besoins spécifiques des salariés étrangers, etc.). - Participer à la mise à jour des outils RH (Lucca). - Contribuer à l'onboarding administratif des nouveaux salariés (planning d'accueil, bureau, matériel, Welcome pack). - Être en support auprès des autres pôles People sur des sujets transverses. Office - Accueillir tous ceux qui franchissent les portes des locaux : collaborateurs, partenaires, prestataires, candidats, avec bienveillance et professionnalisme. - S'assurer que l'environnement de travail (espace détente, salles de réunion, cuisine, etc.) reste fonctionnel, ordonné, équipé et agréable à vivre. - Contribuer à la gestion des consommables de l'office (food, drinks, snacks, café, fournitures). - Gérer et dispatcher le courrier, les colis et les diverses commandes. - Gérer les déplacements lors de la venue des candidats.

GESTION FINANCIERE - Saisie comptable - Traitement des fournisseurs (contrôle des factures, règlements) - Assurer la gestion de la trésorerie (prévisions de flux, gestion des paiements) - Facturation clients (garantie la conformité fiscale et vérification de la conformité AML) - Traitement et suivi des factures des artistes - Aide à la préparation des comptes annuels - Relations avec le cabinet comptable ASSISTANCE RESSOURCES HUMAINES - Préparation des éléments de paie pour le service RH - Suivi des tickets restaurants - Assurer le suivi des absences, congés payés et arrêts maladie - Être le relais d'information RH auprès du personnel ASSISTANCE ADMNISTRATIVE - Gestion des comptes professionnels et abonnements - Liaision avec l'informaticien

Vous serez le premier sourire accueillant de l'agence adressé à nos clients et futurs - Vous serez garant·e de la qualité de l'expérience client, jusqu'à la prise en charge par les conseillers.es immobiliers - Vous aurez comme objectif de fluidifier l'activité de votre agence et de faciliter le travail de toute l'équipe - Grâce à vous, l'agence sera un lieu de vie agréable et professionnel - Vous contribuerez à la réalisation et au contrôle des dossiers de location et de transaction - Vous assurerez la tenue des registres et tableaux de bord, essentiels au suivi de l'activité commerciale Point central de toute l'équipe, vous avez également pour mission de centraliser, coordonner et faire circuler l'information au sein de l'agence, avec le GIE et avec Orpi France. Vous apprécierez votre vie chez Orpi ! - Vous serez au coeur de l'activité. Rendre service à nos clients doit vous motiver : ils nous confient leur projet de vie, à nous d'être à la hauteur de leurs attentes ! - Vous entretiendrez un relationnel privilégié avec de nombreux interlocuteurs : les clients, l'équipe, les fournisseurs - Vous pourrez monter en compétences en apportant votre contribution sur les dossiers location, transaction ou professionnels - Les nombreux outils de formation interne Orpi vous permettront de progresser à votre rythme et de bénéficier d'une VAE - Vous pourrez évoluer au bout de quelques années pour devenir conseiller·e immobilier, en location ou transaction ?, ADMIN AGENCE - Accueil client + cahier des messages - Organisation événement - Back office recrutement - Suivi formation - COMPTABILITÉ - Rapprochement bancaire - Édition facture - Suivi paiement - OBLIGATIONS - Registre des mandats - Tracfin - Adminagim - ADMIN AGENT - Saisie des mandats / avenant - Sweepbright (saisie des information) - Pricehubble (dossier estimation + rapport diffusion) - Demande de diags / devis - Constitution dossier drive - Commercialisation (annonce + montage photos) - Suivi dossier mandat et après compromis - Compte WS - COMMUNICATION - Diffusion des annonces sur les RS + GB - 360°

* Investissement locatif * Génération de leads * Marketing Digital * Intelligence artificielle (IA vocale) * Rénovation énergétique * Formation professionnelle (notamment en anglais) * Grande distribution Un groupe ambitieux, où les journées ne se ressemblent pas. Notre équipe est impliquée, directe, efficace, et a besoin d'un vrai pilier opérationnel pour faire tourner la machine. Votre rôle : facilitateur·rice en chef Tu seras le bras droit opérationnel de la direction, avec un large spectre de responsabilités. Ton rôle : faire gagner du temps, de la clarté et de l'efficacité. On doit pouvoir s'appuyer à 100% sur toi, en confiance. Exemples concrets de missions (non exhaustif) * Administratif général : contrats, documents RH, commandes, relances * Suivi de la facturation / relation avec le cabinet comptable * Gestion de la boîte mail RH, médecine du travail, mutuelle, tickets resto, onboarding * Suivi des obligations légales, lien avec les administrations ou partenaires * Coordination transversale entre les entités du groupe * Amélioration continue : création et mise à jour de process internes * Suivi des projets en cours, prise d'initiatives pour désengorger la direction * Organisation logistique ponctuelle (réunions, matériel, déplacements, etc.)