OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises., Entreprise spécialisée dans les solutions technologiques et industrielles à dimension internationale, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) & pré-comptabilité afin de décharger les équipes commerciales et logistiques de toute la partie administrative afin de structurer et fiabiliser le suivi interne.
1. Pré-comptabilité & gestion des pièces * Collecte et centralisation des factures fournisseurs * Récupération et classement des tickets CB, factures de douane et justificatifs divers * Transmission et organisation des documents sur PennyLane * Vérification des pièces manquantes * Préparation des éléments pour le cabinet comptable * Participation aux rapprochements bancaires et au suivi des dépenses * Suivi administratif des paiements fournisseurs 2. Gestion administrative générale * Gestion et suivi des documents administratifs de l'entreprise * Classement numérique et archivage papier * Mise à jour des tableaux de suivi sous Excel * Suivi des dossiers administratifs en cours * Participation à l'amélioration de l'organisation administrative 3. Office management & coordination fournisseurs * Gestion des échanges avec les prestataires et fournisseurs * Suivi des problématiques administratives du quotidien * Coordination avec les différents interlocuteurs externes * Organisation des rendez-vous techniques si nécessaire 4. Suivi administratif RH & obligations internes * Suivi des visites médicales des salariés * Suivi des registres obligatoires * Mise à jour des documents liés à la conformité et à la sécurité * Veille au bon suivi des obligations administratives internes Environnement & outils * Utilisation de PennyLane * Suivi sur Excel et tableaux de bord internes * Migration en cours vers l'ERP NetSuite (Oracle) * Collaboration avec les équipes commerciales, logistiques et le cabinet comptable
* Expérience en assistanat administratif et pré-comptabilité * Très bonne maîtrise d'Excel * Rigueur et sens de l'organisation indispensables * Réactivité et fiabilité * Bonne capacité de suivi et de coordination * À l'aise dans un environnement en croissance * Capacité à gérer des informations sensibles et confidentielles * Profil autonome et consciencieux
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