Nous sommes convaincus que chaque Homme/Femme a sa juste place dans l'Entreprise. Mais, dans un monde en mouvement, il n'est plus si facile de la (re)trouver. Or, selon nous, c'est LA clé qui permet à chaque dirigeant d'emmener ses équipes encore plus loin. Et d'avoir des collaborateurs plein d'énergie, le sourire en plus :) C'est la raison pour laquelle nous avons créé des pédagogies innovantes qui permettent à tous les acteurs d'une entreprise d'être plus performants et épanouis à la fois. Comment ? Grâce à des formations comme le Value Training, des journées de facilitation, l'école du management... Et d'autres formats élaborés sur mesure rien que pour vous !
Valeurs&Valeur a une approche différenciante du recrutement.
Vous souhaitez piloter un périmètre clé (administratif, RH, financier) avec rigueur, autonomie et méthode ? Vous êtes aussi à l'aise dans la gestion de factures multi-devises que dans l'accompagnement des décisions stratégiques aux côtés d'un dirigeant ? Vous serez la colonne vertébrale de l'organisation, celle qui fait avancer les projets, fluidifie les process, soutient les équipes et pilote les transformations du quotidien.
Bienvenue dans une entreprise en pleine expansion, qui s'apprête à emménager dans ses nouveaux locaux en plein cœur de Lille. Music Story est une société spécialisée dans le traitement, l'enrichissement et la production de métadonnées musicales. Ses clients sont principalement des plateformes de streaming et des acteurs de l'industrie musicale agissant sur les marchés US, Asie (Japon/Corée) et Europe., On cherche un·e Office Manager expérimenté·e, à l'aise dans la complexité, capable de piloter un périmètre stratégique et très opérationnel (admin, RH, finance), aux côtés du directeur général et au sein du CODIR.
En tant qu'Office manager, vous jouerez un rôle important dans l'entreprise, puisque vous devrez rendre possible les activités opérationnelles de l'entreprise : fluidifier, organiser et garantir toutes les activités des secteurs administratifs, RH et financiers dont vous serez responsable. Dans ce sens, vous centraliserez les informations des services opérationnels, assurerez la liaison entre les différents services de l'entreprise et garantissez le bon reporting en temps et en valeur. Vous serez le liant de l'entreprise qui cherche à améliorer constamment la qualité du travail collectif. En tant qu'Office Manager membre de Codir, vous occuperez une position centrale dans l'entreprise, avec un double rôle :
1. opérationnel, au quotidien, en lien direct avec les activités administratives, RH et financières
2. stratégique, en tant que membre du comité de direction, aux côtés du Directeur Général, pour accompagner la structuration de l'entreprise dans un contexte de forte croissance.
Vos principales missions seront les suivantes:
Assurer la gestion sociale, administrative et comptable de la société :
* Analyser et assurer l'amélioration continue des process administratifs et comptables
* Réfléchir régulièrement l'organisation de son périmètre et proposer des délégations externes
* Gérer l'administration des entrées et sorties de salariés (rédaction des contrats de travail, visite médicale, DUE, mutuelle…)
* Gérer la rémunération des prestataires sous contrats internationaux
* Gérer l'externalisation de la paie et des notes de frais
* Gérer la facturation client
* Gérer la comptabilité en lien avec le cabinet comptable
Assurer les obligations et le support légal de l'entreprise
* Au sein de la Direction, assurer la liaison avec les services et partenaires externes du domaine légal
* Réalisation et diffusion des reportings d'usage des contenus sous licence
* Mise en place des évolutions des reporting liés aux nouveaux contrats clients et partenaires
Assurer l'animation et la dynamique du collectif dans la direction du projet Music Story :
* Construire et animer les rituels d'équipe
* Manager les projets ponctuels d'équipe : Identifier les axes importants (besoins des équipes, de la direction, du projet) et créer les synergies pour mettre l'équipe en dynamique
* Proposer en comité de direction les points clés
Accompagner la direction dans la gestion financière internationale de la société :
* Élaborer des budgets en co-construction avec les services concernés
* Élaborer les indicateurs et suivre les tableaux de bord
* Analyser et gérer les flux bancaires internationaux
* Renégocier les contrats fournisseurs internationaux
* Élaborer et suivre les dossiers de prêts bancaires ( BPI, IFSI, assurance prospection…)
* Alerter la direction s' il y a des risques réels ou ressentis (seuil de trésorerie, délais de paiement des clients…) et préparer des actions correctives
* Opérer dans le choix des prestataires comptables, bancaires, assurances…
Gérer le bon fonctionnement des espaces de travail :
* Assurer le bon fonctionnement des outils de bureau sur site et en télétravail : Accès, nourriture, confort de travail
* Gérer les prestataires de bureaux : Copropriété, ménage, travaux
* Expérience confirmée (minimum 5 ans) sur un poste équivalent ou à périmètre proche
* Expérience réussie dans un environnement exigeant, en forte évolution ou en transformation
* Bilingue Anglais
* Maîtrise des sujets : finance, comptabilité analytique, RH et contrôle de gestion
* Connaissances des dispositions légales et réglementaires en vigueur ainsi que le droit fiscal et le droit des sociétés
* Aisance dans la gestion de facturation (multi-devises, flux récurrents, fournisseurs, freelances, etc.)
* Fin.e négociateur.trice
* Habitué·e à travailler en autonomie, avec un haut niveau de responsabilité
* Capacité à structurer son périmètre, prioriser, déléguer
* A déjà évolué.e dans un rôle où il fallait être à la fois décisionnaire et dans l'exécution
* Maîtrise d'outils collaboratifs (Slack, Drive, Zoom…)
* Expérience en lien direct avec une direction générale ou comité de direction
Vos nombreuses qualités :
* Vous êtes rigoureux.se, vous êtes force de proposition et savez faire preuve d'initiative
* Vous avez une excellente capacité à structurer, prioriser et optimiser les process internes
* Vous êtes facilitateur.rice dans l'âme, résoudre les problèmes vous anime
* Vous êtes à l'aise face à des données et/ou situations complexes (chiffres, TDB, contrat) et vous savez gérer les priorités
* Vous savez trancher, dire non, déléguer et faire avancer les choses sans validation constante
* Vous êtes souple et savez vous adapter : le grand écart au quotidien dans vos missions c'est votre truc !