Nous recherchons un.e Assistant.e Administratif.ve et Financier.e à partir de janvier 2025.
Votre activité consistera à épauler les responsables de projets dans la gestion administrative et financière de notre pôle.
Sous la supervision de la directrice des Opérations, vous évoluerez au sein d'une équipe de 10 à 35 personnes parfois, selon les besoins des événements.
Vous serez en contact direct avec différents interlocuteurs responsables des équipes dédiées, avec les fournisseurs extérieurs et le service comptabilité de l'agence Hopscotch., · Office manager : assister l'équipe sur les besoins en matériel, en espace, sur l'administratif global de l'équipe
· Traiter les bons de commandes et factures des fournisseurs dans notre système de gestion
· Assurer le suivi des paiements fournisseurs avec notre service comptable
· Suivi budgétaire, reporting
· Emettre les factures à destination des clients via les responsables de projets
· Gérer les contentieux liés aux impayés
· Effectuer des tâches administratives annexes (notes de frais, gestion des relevés des cartes sociétés...)
· Edition et suivi des accords de confidentialité de tous les freelances
· Edition et suivi des attestations sur l'honneur pour destruction des données personnelles après chaque évènement
· Participation active sur la partie RSE de l'équipe (membre actif de l'équipe référente ISO 20121 de notre pôle)
· Formation : pour mener à bien vos missions, vous avez une formation type Bac à Bac +2 en Administratif et / ou comptabilité et/ou gestion
· Connaissances en gestion budgétaire
· Maîtrise des outils bureautiques
· Faire preuve d'un bon niveau de langue parlé et écrit en français (aisance rédactionnelle)
· Bonnes qualités relationnelles et de communication
· Sensibilité à la RSE
· Autonomie
· Goût pour les chiffres
· Fiabilité et discrétion
· Rigueur, sens de l'organisation et de la priorisation
· Dynamique et réactif
· Sens d'analyse et de synthèse
· Sens des responsabilités et du service
· Esprit d'équipe
· La maîtrise de l'anglais serait un plus