L'agence l'amour extreme beauty du groupe extreme recherche pour la rentrée de septembre un étudiant en alternance pour assurer la gestion administrative, le suivi des freelances, le bon fonctionnement de l'agence au quotidien, l'aide à la création de contenu de communication externe, l'archivage des données, l'animation de l'équipe et la gestion des grands rendez-vous client.
1. Gestion des talents & freelances
* Recrutement et intégration : Identifier et recruter des profils créatifs freelances adaptés aux besoins de l'agence (directeurs artistiques, graphistes, illustrateurs, motion designers, etc.), puis assurer leur intégration et fidélisation.
* Gestion administrative : Maintenir à jour la base de données des freelances (CV, portfolio, disponibilités, tarifs journaliers), gérer les contrats, BDC, les facturations et assurer le suivi des paiements.
2. Planification & gestion de projet (traffic)
* Organisation des ressources : Planifier les ressources internes et externes en coordination avec les chefs de projet, en tenant compte des charges de travail et des échéances.
3. Gestion administrative & financière
* Facturation et dépenses : Suivre les factures des freelances et des fournisseurs
* Contrats et relations fournisseurs : Gérer les contrats, les clauses de confidentialité et négocier avec les prestataires externes
4. Office management & organisation interne
* Organisation des réunions : Planifier et organiser les réunions d'équipe, les rendez-vous clients et les rencontres avec les fabricants (papetiers, verriers, etc.).
* Gestion des fournitures : Assurer la gestion des fournitures et des besoins matériels de l'agence.
* Coordination des services : Être le point de contact pour les prestataires (informatique, maintenance des locaux, services généraux) et veiller à la propreté et à l'aménagement des locaux pour créer un environnement de travail optimal.
5. Aide à la communication externe
Le Talent, Office & communication Manager contribuera à la valorisation de l'agence via :
* Aide à la mise en place et au suivi d'un calendrier éditorial pour les réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, etc.)
* La gestion d'un tableau de cas agences à jour, avec les projets clés, visuels et éléments à valoriser
* Effectuer une coordination avec le commerce et la création pour produire et récupérer les assets nécessaires
* La veille concurrentielle et l'identification d'opportunités de visibilité (awards, événements, publications, etc.).
6. Archivage des données
* Gestion des archives : Mettre en place des procédures pour transférer régulièrement les données du serveur de production vers le serveur d'archivage, en conformité avec les obligations légales et les besoins opérationnels.
* Sensibilisation : Former et sensibiliser l'équipe à l'importance de l'archivage et aux bonnes pratiques en la matière.
7. Animation de l'équipe
* Événements internes : Organiser des activités de team building, des soirées d'équipe et d'autres événements pour renforcer la cohésion et la motivation des collaborateurs.
* Communication interne : Favoriser une communication ouverte et positive au sein de l'équipe, en étant à l'écoute des besoins et des suggestions des collaborateurs.
8. Gestion de l'agenda de la Directrice Générale
* Planification des rendez-vous : Gérer l'agenda de la DG, en planifiant ses rendez-vous clients et ses rencontres avec les partenaires/freelances en veillant à une organisation efficace et optimale.