Nous offrons également un catalogue de plus de 100 formations non certifiantes pour répondre aux besoins des entreprises, des salariés, et des particuliers. Afin de soutenir notre développement et d'assurer la fluidité de nos opérations, nous recrutons un Assistant de direction (H/F) en CDI à temps plein pour accompagner la direction et les équipes pédagogiques et commerciales dans leurs missions quotidiennes.
Sous la supervision du Directeur de l'organisme, vos missions incluent :
Gestion administrative et organisationnelle :
* Assurer la gestion des agendas de la direction (prise de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements).
* Rédiger et mettre en forme des documents professionnels (comptes rendus, courriers, rapports, présentations).
* Organiser les réunions internes et externes (réservation de salles, préparation des supports, gestion des invitations).
* Gérer le courrier (réception, envoi, archivage) et les communications administratives.
Support aux opérations de formation :
* Préparer les documents administratifs liés aux formations (conventions, Cerfa pour l'alternance, dossiers Transitions Pro, attestations).
* Suivre les dossiers des apprenants (inscriptions, émargements, certificats de réalisation) pour les financements OPCO et Transitions Pro.
* Coordonner la logistique des sessions de formation (salles, matériel, planning des formateurs).
* Assister à la constitution des dossiers professionnels des apprenants (ex. : veille informationnelle, outils de pilotage).
Interface avec les partenaires :
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des apprenants, entreprises, et partenaires (OPCO, Transitions Pro, Pôle Emploi).
* Répondre aux demandes d'information sur les Titres Professionnels et formations non certifiantes (par email ou téléphone).
* Maintenir des relations fluides avec les entreprises partenaires pour l'alternance et les stages.
Gestion des ressources et suivi financier :
* Suivre les stocks de fournitures (papeterie, matériel pédagogique) et passer les commandes.
* Participer au suivi des factures et des paiements (ex. : facturation OPCO, Transitions Pro) en lien avec le service comptable.
* Contribuer à la préparation des budgets prévisionnels pour les projets de formation.
Communication et veille :
* Participer à la rédaction de supports de communication internes (notes, newsletters) et externes (posts LinkedIn, annonces).
* Effectuer une veille informationnelle sur le secteur de la formation professionnelle (ex. : évolutions réglementaires, financements, tendances).
* Formation : Diplôme de niveau 5 (Bac+2) minimum, idéalement en gestion, administration, ou assistanat (ex. : BTS GPME, BTS SAM, Titre Professionnel Assistant de Direction).
* Expérience : Minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire (assistanat de direction, gestion administrative), idéalement dans le secteur de la formation ou des services., * Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et, idéalement, d'outils de gestion (ex. : ERP, CRM).
* Compétences rédactionnelles et organisationnelles de haut niveau.
* Connaissance des dispositifs de formation professionnelle (alternance, Transitions Pro, CPF, OPCO) est un plus.
* Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
* Aisance relationnelle pour interagir avec des interlocuteurs variés (direction, apprenants, partenaires).
Qualités personnelles :
* Rigueur, sens du détail, et autonomie.
* Discrétion et respect de la confidentialité (gestion de données sensibles).
* Dynamisme, polyvalence, et esprit d'initiative.
* Capacité d'adaptation dans un environnement en croissance.
* Niveau d'anglais : Niveau B2 minimum (écrit et oral) pour communiquer avec des partenaires internationaux ou accompagner des apprenants étrangers., * Environnement de travail dynamique au sein d'une équipe à taille humaine.
* Participation à des projets variés dans le secteur de la formation professionnelle.
* Possibilités de formation continue pour développer vos compétences., * Intégrez un organisme de formation en pleine expansion, avec une offre diversifiée de Titres Professionnels Bac+2 et de formations non certifiantes.
* Contribuez à la réussite des apprenants et au développement d'un secteur à fort impact social.
* Évoluez dans un poste clé, avec des responsabilités variées et un contact direct avec la direction., * Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Expérience:
* Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)
Langue:
* Anglais (Optionnel)